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C’est une comptabilité où toutes les pièces comptables sont converties en fichiers électroniques. Les factures d’achats, de ventes, les extraits de comptes bancaires sont convertis généralement en format PDF, complétés parfois d’autres formats, tels que XML.
Les classeurs cartonnés qui contiennent ces documents n’ont plus d’utilité, car les fichiers PDF des documents sont directement liés aux écritures comptables, à l’intérieur du logiciel.
La digitalisation de la comptabilité a débuté par l’intégration des extraits de comptes bancaires. Les banques belges se sont accordées sur le format de fichier CODA pour l’édition des extraits de comptes. La majorité des banques proposent aujourd’hui de transmettre une version des extraits de comptes aux comptables des entreprises, sous cette forme. De nombreux logiciels comptables sont capables d’intégrer automatiquement les extraits CODA dans la comptabilité. Le comptable ne doit plus encoder chaque ligne individuellement, mais uniquement valider ou rectifier l’imputation comptable proposée. Certains logiciels sont plus performants que d’autres dans cette procédure d’imputation automatique des écritures.
La mise en œuvre de cette digitalisation demande probablement plus de travail qu’avant en amont, car il faut prendre le temps de scanner tous les documents qui sont arrivés uniquement en format « papier ». Ces documents exclusivement en format « papier » vont devenir de moins en moins nombreux. En effet, la plupart des logiciels permettent de générer des factures en format PDF (même Word). L’économie des frais d’impression et de timbres postaux devrait encourager les entreprises à envoyer leurs factures en format électronique.
Les énormes progrès réalisés dans la lecture OCR des documents PDF sont tels que les logiciels comptables les plus modernes sont capables d’analyser les documents de manière à proposer un projet d’imputation comptable, aidés en cela par les techniques liées à l’intelligence artificielle. Le temps consacré à l’encodage des documents va peu à peu laisser la place à un travail à plus haute valeur ajoutée aux professionnels du chiffre.
Quels sont les intérêts d’avoir une comptabilité digitale ?
- Plus besoin de classeurs d’archives à ranger et qui encombrent les caves et les armoires ;
- Retrouver et visualiser une facture en quelques clics sur l’ordinateur ;
- Possibilité de permettre au client d’avoir également accès à ces documents.
Notre bureau travaille principalement avec le logiciel Horus, mais certains dossiers sont également tenus sur le logiciel Exact Online.
Il existe de nombreuses passerelles qui permettent de convertir des comptabilités tenues sur d’autres logiciels tels que Winbooks, Bob, Expert M, Popsy vers Horus.
